Services
Als zentrale Infrastruktur für die DEAL-Verträge bietet DEAS ein umfassendes Leistungsportfolio, das das Open-Access-Publizieren im Rahmen der Verträge für jede teilnehmende Einrichtung und deren Autor*innen effizient unterstützt. Von der Vertragsgestaltung über das Rechnungsmanagement bis hin zu Datenanalyse und Community-Support – die Services der DEAS entlasten wissenschaftliche Einrichtungen operativ und finanziell. Die Gesellschaft schafft Transparenz, Effizienz und Rechtssicherheit und ermöglicht es Forschenden, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Die gebündelte Expertise kommt allen teilnehmenden Institutionen gleichermaßen zugute.
Vertrags- und Teilnahmemanagement
Die DEAL-Hauptverträge mit Springer Nature, Wiley und Elsevier werden gemeinsam in einem Netzwerk aus Expert*innen aus Bibliotheken und der Wissenschaft verhandelt. DEAS setzt diese Verhandlungsergebnisse vertraglich um und verwaltet Teilnahmeverträge mit derzeit über 500 wissenschaftlichen Einrichtungen. Dabei implementiert die Gesellschaft flexible Kostenmodelle, die den Übergang von Subskriptionen zu publikationsbasierten Gebühren schrittweise gestalten und sowohl große Universitäten als auch kleine Forschungsinstitute berücksichtigen. DEAS vertritt die Interessen der deutschen Wissenschaft gegenüber den Verlagen und sorgt für Rechtssicherheit und Transparenz.
Publikations-Reporting und Datenanalyse
Jährlich werden über 36.000 wissenschaftliche Publikationen, die im Rahmen der DEAL-Verträge erscheinen, von der DEAS geprüft. Durch den Einsatz automatisierter Prozesse und einer auf die spezifischen Anforderungen abgestimmten Datenanalyse wird sichergestellt, dass ausschließlich berechtigte Artikel abgerechnet werden und sämtliche Publikationsdaten korrekt erfasst sind. Diese validierten Artikel-Reports bilden die Grundlage für transparente Abrechnungen gegenüber den Einrichtungen und ermöglichen es ihnen, ihr Publikationsaufkommen zu monitoren. Durch die kontinuierliche Zusammenarbeit mit den Verlagen optimiert DEAS die Datenqualität und entwickelt Standards für das wissenschaftliche Publikationsreporting.
Rechnungsmanagement und Abrechnung
DEAS übernimmt die gesamte finanzielle Abwicklung zwischen Verlagen und Einrichtungen. Dies umfasst die Prüfung der Verlagsrechnungen, die Berechnung individueller Teilnahmegebühren und die Ausstellung von über 5.500 Rechnungen pro Jahr. Hierbei sind komplexe Preismodelle, konsortiumsinterne Rabatte und unterschiedliche Zahlungsmodalitäten zu berücksichtigen. Aufgrund ihrer zentralen Position ist DEAS in der Lage, Abrechnungen vorab zu Qualitätssichern und den Prüfaufwand für einzelne Einrichtungen erheblich zu reduzieren. Das Prinzip "Pay-as-you-publish" sorgt für transparente, nachfrageorientierte Kosten und eine faire Verteilung.
Anbietermanagement und Workflow-Optimierung
DEAS nimmt die Funktion einer zentralen Schnittstelle zu den Verlagen wahr und koordiniert sämtliche operativen und strategischen Themen. Dies umfasst die Einrichtung technischer Zugänge, die Optimierung des Publikationsworkflows, Lizenzfragen sowie datenschutzrechtliche Belange. DEAS gewährleistet die Einhaltung und kontinuierliche Verbesserung von Verträgen durch regelmäßige Abstimmungen auf verschiedenen Ebenen. Sollten Probleme bei der Artikelverifizierung oder bei technischen Schnittstellen auftreten, kann im Namen aller teilnehmenden Einrichtungen interveniert werden. Diese gebündelte Interessenvertretung verschafft Verhandlungsmacht und ermöglicht nachhaltige Verbesserungen.
Support, Kommunikation und Community-Building
Mit über 1.500 Supportanfragen jährlich ist DEAS erste Anlaufstelle für wissenschaftliche Einrichtungen. Sie beantwortet Fragen zur Vertragsteilnahme, klärt Probleme im Publikationsprozess und unterstützt bei der Artikelverifizierung. Zu ihren Kunden zählen große Universitätsbibliotheken ebenso wie kleine Forschungsinstitute. Zur Etablierung einer aktiven Praxisgemeinschaft sowie zur Wissensvermittlung bezüglich der DEAL-Verträge werden Webinare, Workshops, Newsletter und Informationsmaterialien angeboten. Ziel ist es, dass alle Einrichtungen die Chancen des offenen Publizierens optimal nutzen können.